Hiểu thế nào cho đúng về bản mô tả công việc ?

Mô tả cặn kỹ một công việc là một việc làm nền tảng của nghề quản lý nhân sự. Không mô tả đầy đủ, chi tiết thì các nhân viên nhân sự khó tuyển dụng được người thích hợp cho công việc. Đáng tiếc là các doanh nghiệp tại nước ta hiện nay, nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không có cái nhìn rõ ràng về một bản mô tả nhân sự đầy đủ. Ví dụ : khi tuyển dụng một nhân viên kế toán, thì ngoài việc tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế, kế toán… thì cần phải chuyên về kế toán mặt nào, chịu trách nhiệm ra sao,đức tính ra sao, thậm chí có đáp ứng được đầy đủ thời gian về công việc hay không. Bởi nên , khi đăng các thông tin tuyển dụng, cán bộ phụ trách đưa tin lại đưa tiêu chí “bằng cấp” lên hàng đầu, trong khi thực tế lại yêu cầu kỹ năng làm việc, mà các kỹ năng này “tại” Việt Nam thường được trau dồi bằng kinh nghiệm. Vậy khi làm bản mô tả công việc phải chú ý các vấn đề gì ?

1.       Chức năng :

Thông tin đầu tiên của bản mô tả một công việc tưởng như không quan trọng nhưng thực tế là rất quan trọng. Chức năng của một công việc sẽ cho nhà quản lý hành chính , người lao động có cái nhìn khái quát về công việc đang được nhắc đến. Chức năng của công việc bao gồm :

-          Tên của vị trí việc làm

-          Thời gian làm việc

-          Người/bộ phận liên hệ trực tiếp

-          Chịu trách nhiệm trước/báo cáo cho :

-          Chức năng cụ thể của công việc : đảm nhận nhiệm vụ về mảng, phụ trách…

2.       Nhiệm vụ :

Cần phân biệt nhiệm vụ và chức năng của một vị trí. Chức năng là tổng thể của một vị trí việc làm, ví dụ quản lý về công tác tổ chức, kế toán… Còn nhiệm vụ là các công việc cụ thể hằng ngày, hàng kỳ mà người lao động sẽ làm.

3.       Yêu cầu về công cụ làm việc / môi trường làm việc :

Người lao động làm việc trong môi trường như thế nào, cơ sở vật chất phục vụ ra sao.

4.       Trách nhiệm :

Để đáp ứng được yêu cầu của từng nhiệm vụ phải như thế nào, mức độ hoàn thành ra sao, thực hiện nhiệm vụ như thế nào là đạt yêu cầu, trách nhiệm về pháp lý, vật chất, tài sản ra sao khi thiếu trách nhiệm làm việc.

5.       Kỹ năng :

Người lao động cần có kỹ năng gì khi thực hiện công việc này, sức khỏe ra sao, ngoại hình thế nào, kinh nghiệm làm việc bao nhiên năm.

6.       Tính cách :

Tính cách nào sẽ phù hợp với vị trí làm việc này.

7.       Trình độ :

Người lao động sẽ phải có trình độ học vấn đáp ứng được yêu cầu thực hiện chức năng nhiệm vụ của công việc.

8.       Triển vọng :

Khi đảm nhận vị trí việc làm này, người lao động có triển vọng thăng tiến như thế nào, được học hỏi thêm việc gì. Việc này cần để bản thân người lao động phụ trách việc này thực hiện, để nhằm mục tiêu khảo sát cho các nhà quản trị nhân sự, và cũng nhằm để theo dõi người lao động trong quá trình phấn đấu của người đó.

Mỗi một công việc đều phải có một bản mô tả đầy đủ, càng chi tiết cặn kỹ càng tốt, điều này sẽ giúp cho nhà quản trị nhân sự đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của người lao động tốt hơn.